【摘要】档案安全是档案工作的生命线。随着时代进步导致价值观念的转变以及自然灾害等原因，致使我国档案的安全面临着诸多天灾尤其人祸的威胁，笔者认为提高档案保护意识，从人、财、物以及制度方面建构现代档案安全机制，刻不容缓。
【关键词】档案管理；责任意识；安全机制
档案安全是档案工作的生命线。在历史实践过程中，我国档案安全保护积累了丰富的经验，取得了辉煌的成果。然而，最近银行泄露客户档案资料、公务员考生体检资料造假、部分领导干部身份、年龄、履历、档案造假事件频频发生。可见，随着时代进步导致价值观念的转变以及自然灾害等原因，致使我国档案的安全面临着诸多天灾尤其人祸的威胁，进一步提高档案保护意识，建构现代档案安全机制，全面提升档案安全保障能力，显得刻不容缓、尤为重要。
从档案安全实践来看，档案的安全体系涉及档案基础设施、制度保障、技术装备、人员储备等诸多要素和档案收集、保管、利用等各个环节，贯穿于档案工作的整个过程，是一个复杂的综合系统工程，必须统筹规划、全方位地建构现代档案安全机制。
一、加强基础设施建设，建构档案安全的物质保障机制
档案馆库是保障档案安全的重要屏障。在档案馆库建设方面，应该严格遵循《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等法规，高度重视抗震烈度、防火等级等方面的刚性要求，充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素。在设施设备方面，遵循相应的安全规定，按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求，配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。甚至还可以依据档案的重要程度及经济条件安装自动报警、自动灭火设施、先进的监控和报警防盗系统，为档案的安全提供坚实的物质保障。
二、加强和完善档案管理制度，建构档案安全的制度保障机制
建立健全档案安全管理规章制度，加强对安全规章制度执行情况的监督检查，建构档案安全的制度保障长效机制，把安全至上的理念融合、渗透、物化到档案管理的各个环节。具体来说，要从以下几个方面着手：
1、建构科学、合理、严密的建档归档机制
在档案形成、保管和使用等各个环节，都存在着破损载体、篡改信息的可能性，必须建立严格的管理制度，力争做到“前端控制”与“全程管理”相结合，最大限度的保障档案的原始性和真实性，以确保档案安全。在档案的形成过程中，要责任分明，对档案进行全面认真地检查，判别其真实性、可靠性等，严格按照相关法律法规归档建档。档案一经形成，不得随意变更，如有变更，必须严格按照规定程序完成并将变更程序、内容等详细的记录在案。在对档案的保管过程中，选择安全可靠的存储介质，完善保存标准，对档案载体、内容的安全性等进行定期检测，采取维护措施，并建立档案的使用制度。尤其是对数字档案的提供利用方式、时间、使用者的身份等都要做明确规定，确保安全性。而且，在档案管理工作中，加强档案安全检查机制。上级单位对所属下级单位的档案安全工作每年都要进行督促、检查，对于在档案安全上发生问题的单位和个人，要依法追究责任。
2、提升档案安全意识，建构应对突发事件的档案预警和应急处置机制。近年来，档案安全事故屡有发生，损失重大，教训深刻。要按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》和《档案馆灾害防治工作指南》的要求，指导各级档案部门的防灾备灾、应急处置和恢复重建工作。具体来说，一是要完善受损档案抢救修复制度。对突发灾害、事件以及自然老化等因素造成档案损毁的，一定要尽快对破损档案采取抢救和保护措施，避免造成更大损失。二是要实施重要档案备份制度。重要档案馆际互备制度极大地降低了档案馆备份基地建设的成本，加快了档案备份制度落实的步伐，得到了档案界的拥护和积极响应。三是要建构数字档案信息安全制度。数字档案信息的安全保障工作，应当从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系来保证数字档案信息万无一失。因为电子文档具有易改动、窃取、传播和消失的特点，必须攻克关键技术，建立完善的管理制度，解决好电子文档的保真、保密、保存、保读取等巨大难题。四是要建构数字档案异质备份制度。信息技术、网络技术的快速发展，使得跨越时空的非传统威胁上升。在当前法律环境、技术环境等现实条件下，强化数字档案资源异质备份机制，有利于化解网络黑客侵袭、数字载体脆弱、信息平台升级等可能带来的系统风险，有效提高数字档案信息的安全性和可靠性。
3、完善档案利用安全保密制度。在档案开发、借调等过程中，要处理好档案开放和公开与信息安全的关系，提高档案利用过程中档案载体安全和信息安全保障能力。在更多关注信息公开、改善公共信息服务的同时，要加强对利用档案的审查监管工作，不该提供利用的档案坚决不提供，能利用副本的尽量利用副本，力争尽量保密以保障档案本体的安全和档案信息的安全。
4、加强内部管理，建立档案安全责任追究机制。在认真梳理现有规章制度的基础上，完善档案安全保密制度，明确安全管理工作责任。档案工作主管领导是本单位档案安全的第一责任人，承担档案工作职能的机构是主要责任机构。档案库房要由专人负责管理，非档案工作人员不得入内。对档案安全保障工作的实施，必须要责任明确。在各级岗位中，要权职分明，各司其职，一旦发生档案安全事故，追究到底，绝不姑息。
5、加强档案鉴定销毁机制。对已到保管期限的档案，要严格按照国家有关法律法规组织鉴定。鉴定程序要符合要求，鉴定报告各项签认手续要完备。销毁档案要经本单位领导批准后，由两位人员在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁时要严格执行保密规定。
三、加强档案安全的科技研究与应用，建构档案安全的技术支撑和技术保障机制
随着时代的发展，网络等科学技术在档案领域广泛应用，在带来便捷的同时，也带来了档案信息的安全隐患。在提高档案安全保障工作的科学化、规范化水平方面，要充分结合档案工作实际，加强档案防灾减灾策略、数字档案信息安全保障策略、受损档案抢救修复技术方法、电子文件真实性保证和长久保存方法、突发事件应对措施等关键理论和技术方法的研究攻关，不断提高档案安全的理论支撑和技术保障能力。抓紧研究制定档案安全科研规划，将有利于从宏观上加强组织和统筹协调，推进档案安全保障技术研究工作规范、快速、有序发展。采取有效措施推进档案安全保障相关新技术、新设备、新方法的推广应用，促进档案安全保障能力快速提升。
四、加强档案安全教育和专业培训，提高档案安全意识，建构档案安全的人才保障机制
通过对档案工作人员开展经常性的安全教育和学习培训，强化他们的安全防范意识和责任意识，普及档案安全保障基本知识与技能，推介国内外档案安全保障的最新成果，为档案安全提供可靠的人才保障。具体来说：一是要建立人事安全审查制。各单位对于新录用的档案工作人员、预备录用的人员以及正在使用的人员都应做好人事安全审查和记录，并且进行备案。主要考查人员的思想道德修养、政治表现以及是否适于参与档案信息安全保障工作等。二是要加强安全意识教育。通过学校教育、媒体宣传、政策引导等多种方法和途径进行档案安全教育活动，培养、加强涉档人员的档案安全意识，使其深刻认识到档案安全保障的极端重要性，增强责任感。对于电子档案的管理人员，更要加强电子信息安全、保密知识技能的培训。三是要实施档案安全知识技能教育。传统介质档案的保管，要加强档案保护、修复的原则、专业技能的培训；电子档案安全管理人员的任务更重，要通过继续教育、短期培训等多种途径，培养具备计算机技术、网络安全技术及信息安全管理等知识的“复合型”人才，为保障档案的安全提供良好的智力支持。四是要建立离岗人员管理机制。对于档案工作人员调离岗位，要尽快收回钥匙，进行移交工作。对于电子档案管理人员的调离，更要及时更换系统口令、取消账号等，确保离职后，不再有档案资源使用的任何权限，并确保离岗后承担的安全与保密责任和义务。另外，还有坚决执行责任追究制度。
总之，档案安全建设涉及面广、任务繁重，是一项复杂的系统工程，必须统筹规划，大胆探索，不断创新，建构完善的档案安全机制，促进档案安全保障能力的持续提高。
参考文献：
1、王良成：《档案安全保障体系建设基本任务探析》，载于《中国档案》2010.4，P18-19
2、张艳欣：《档案安全保障管理机制的构建》，载于《档案管理》2010.5，P8-9
作者简介：
陈慧（1973--），女，湖北公安人，本科，主要研究方向为高校档案管理。
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