档案法规

第一章 总 则

 第一条 为了加强学校档案管理工作，充分发挥档案的作用，更好地服务于学校教学、科研、党政等各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等规定，制定本办法。

 第二条 本办法所称的档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项社会活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 第三条 学校档案属国家和学校所有，是学校的国有资产，由学校档案馆集中统一管理。

 第四条 档案工作是学校的重要基础性工作，学校应加强管理和领导，将之纳入学校整体发展规划，列入议事日程。

 第五条 全校各单位及个人应当遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 管理体制和机构设置

第六条 学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导负责，同时接受各级档案行政部门的业务指导、监督和检查。

 第七条 学校应在校长的领导下做好档案工作，由一名校领导分管档案工作，成立湖北中医药大学档案工作委员会，负责组织协调、研究解决学校档案工作中的重大问题。

 第八条 学校各部门确定一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一名专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷、保管和移交工作。

 第九条 学校档案馆为直属机构。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，对全校档案工作有统筹规划，制度建设，统一管理，实行指导、监督与检查的责任。

 第十条 学校档案馆的基本任务为：

（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家关于档案工作的各项方针、政策，执行上级主管单位领导机关下达的各项有关档案工作的指令和标准规范，完成各项档案工作任务；

（二）遵照上级有关要求，围绕学校中心工作，建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对各部门档案工作进行监督、指导和检查；

（三）做好全校档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，不断增强师生员工的档案意识，充分发挥档案的文化教育功能；

（六）对全校各单位的档案工作实行统一管理，做好全校专（兼）职档案工作人员的定期业务培训工作，开展档案工作的检查和评比活动；

（七）建立全校档案信息网络，开展档案信息咨询服务活动，主动为利用者提供史料素材，为学校领导决策提供参考依据。

（八）开展国内外档案学术研究和交流活动，积极开展档案理论和实践研究，不断提高工作人员的业务素质和管理水平。

（九）负责档案的安全保密及档案馆的“八防”安全管理工作。

第三章 经费、库房和设备

 第十一条 档案工作所需经费应单独立项，列入学校预算。学校各职能部门应对本部门归档文件所需的档案装具等设备，在经费中给予支持。

 第十二条 学校应按《档案馆建筑设计规范》的要求为档案馆提供专用的、符合档案现代化管理要求的档案库房。库房应具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防暑、防高温、防强光等设施。

 第十三条 学校要有计划地为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字化档案馆建设，保障档案数字化建设与学校信息化校园建设同步进行，逐步实现档案智慧化建设。

第四章 档案管理

 第十四条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。我校文件材料的归档范围是：
　 （一）党群类：主要包括学校党群部门形成的文件材料。
　 （二）行政类：主要包括学校在行政工作中形成的文件材料；上级机关与学校涉及人事管理、行政管理的文件材料。
　 （三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类：主要包括学校在科学研究和科研实践中形成的文字材料。

   （五）基本建设类：主要包括学校在基建管理和基建项目中形成的文件材料。

　 （六）仪器设备类：主要包括学校在仪器设备工作管理和仪器设备采购至报废报损各个环节中形成的文件材料。
　 （七）出版物类：主要包括学校在出版工作管理和出版活动中形成的文字材料。
　 （八）外事类：主要包括学校在外事教育工作管理和外事活动中形成的文件材料。
　 （九）财会类：主要包括学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十）声像类：学校在各项活动中形成的有保存价值的照片、录音录像、光盘等。

（十一）实物类：学校在各项活动中形成的有保存价值的奖品、字画、旧印章、纪念品等。
    以上各类归档范围，详细内容见《湖北中医药大学大学档案实体分类实施细则》。

第十五条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理、组卷、拟写案卷标题、编排张（页）号或件号，填写卷内目录，交本部门（或本单位）档案人员检查，装订后向学校档案馆移交，档案馆应派人指导二级部门立卷归档工作。
    第十六条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合档案有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十七条 学校对科研成果、基建工程等重大项目建设进行鉴定验收时必须有档案馆的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对归档的文件材料加以审查，签署意见。文件材料不完整、不准确、不系统的项目，不予验收、不予上报成果。

 第十八条 学校各类档案归档的时间要求：

（一）学校各党政部门应在次年六月底前归档；

（二）各教学单位应在次学年度寒假前归档；

   （三）科研类档案应在项目完成后的两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档。

第十九条 学校档案馆和各部门档案室应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇到特殊情况，应立即向有关校领导汇报，并及时处理。

第二十条 学校档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

 第二十一条 学校的档案按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，将保管期限分为永久、30年和10年三种。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经馆长审核并报主管校长批准后，按照销毁流程予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得随意销毁任何档案。

第二十二条 学校档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与开放

 第二十三条 学校档案馆应本着“面向学校、服务社会”的宗旨，对凡持有合法证明的单位和个人，在明确利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案。

 第二十四条 学校档案馆应设立专门的阅览室（厅）。为档案的利用与开放创造一个良好的外部环境。及时编制开放档案目录、全宗介绍、档案馆指南等，积极为利用者服务。

 第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校办公室审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

 第二十六条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案信息。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案信息。属下列情况之一者，不对外公布：
　 （一）涉及国家秘密的；
　 （二）涉及专利或者技术秘密的；
　 （三）涉及个人隐私的；
　 （四）档案形成单位规定限制利用的。

第六章 考核、奖励与处罚

 第二十七条 学校档案馆应建立健全档案工作绩效评估制度，由学校统一进行表彰和奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

    第二十八条 有下列行为之一的，学校应当对部门的主管负责人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
　 （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　 （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　 （三）涂改、伪造档案的；
　 （四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
　 （五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　 （六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

 第二十九条 本实施细则由湖北中医药大学档案馆负责解释。

 第三十条 本实施细则自公布之日起执行。原《湖北中医药大学档案管理制度》同时废止。