为适应学校办公自动化、管理精细化及档案管理标准化、规范化、信息化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合学校档案工作实际，制定本操作指南。
本指南所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。其他门类档案可以参照执行。
1.收集
1.1收集的要求
文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。
1.2收集的方法
1.2.1做好平时文件材料的收集积累工作，文件办理完毕后，及时收集。
1.2.2做好年终集中归档，年终进行全面检查梳理，防止积存和散失。
2.整理
2.1 组件
2.1.1 件的构成
一般以每份文件为一件（“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目）。
具体情况如下：
文件正本与定稿为一件；
转发文与被转发文为一件；
正本与翻译本为一件；
中文本与外文本为一件；
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
简报、周报等材料一期为一件；
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2.1.2件内文件排序
正文在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发文在前，被转发文在后；
原件在前，复制件在后；
不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；
中文本在前，外文本在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
2.2分类
将完成组件的档案按“年度—保管期限—机构”进行分类。
第一级：年度，将归档文件按其形成年度分类。
跨年度一般应当以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。
当几份文件为一件时，以排在最前面文件的签发日期（落款日期）为准。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。
第二级：保管期限，将文件按划定的保管期限分类。
分为永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10），具体参见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》。
第三级：机构，将文件按其形成或承办机构分类。
每个立档单位的“机构代码”。
2.3排列
归档文件应当在分类方案的最低一级类目内（即同一年度、同一保管期限、同一机构），按时间结合事由排列。具体如下：
同一事由的归档文件应集中排列在一起；
同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；
不同事由的归档文件应按照办结时间顺序排列；
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
2.4编号
2.4.1编号
归档文件经分类、排列等系统整理后在同一年度、同一保管期限、同一机构内逐件预编制件号，每类件号均从“0001”开始编流水号。
2.4.2修整
归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
2.4.3编页
以件为单位编制页码。页码应当逐页编制（包括封面），用铅笔分别标注在文件有图文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置；没有内容的空白页面不编页码；已印制成册并编有页码的，或拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。
3.著录
在档案管理系统中进行信息著录（具体操作流程详见附件3）。归档文件应逐件著录，一件一条目录；著录应当准确、详细，便于检索。著录的项目具体如下：
3.1档号
档号格式为：全宗号-年度-保管期限-机构-件号。
全宗号为“1”；
年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年；
保管期限分为永久（Y）、30年（D30）或10年（D10）；
机构为学校机构代码（详见附件3的附表）；
件号为文件排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。
3.2正题名
文件标题，格式为：责任者+事由+文种，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加“[ ]”号。题名中若出现日期、数字等一律用阿拉伯数字著录。
3.3文件编号
文件的发文字号，文号中的年度用六角括号“〔〕”括入。没有文号则不用标识。
3.4责任者
文件的发文机关或署名者，用全称。
3.5密级
按文件实际标注情况填写。没有密级选择内部。
3.6文件形成时间
文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日（8位数的阿拉伯数字）。多份文件作为一件时，以第一份文件日期为准。
3.7页数
每一件归档文件的页面总数，文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图表等）的页面为一页，空白页不计。
3.8备注
文件需要补充和说明的情况，包括修改、补充、移出等。没有则不填写。
4.扫描
文件目录信息著录完成以后，将扫描文件逐条上传至对应的文件条目（具体操作流程详见附件3）。上传的扫描文件要求与纸质件保持一致（红头、红章、页码齐全），分辨率不低于300DPI，无明显歪斜、黑边，为PDF格式。
5.移交
系统中文件目录数据录入完毕，电子文件上传完成后，申请审核，档案馆审核通过后，从系统中导出、打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》（一式两份、签字盖章），与归档材料一并移交至档案馆，档案馆实行纸质文件、电子文件双套归档制，在接收纸质档案的同时接收电子数据。
位置：