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关于做好2024年归档工作的通知

作者：时间：2024-05-11 点击数：

全校各单位：

根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）精神，按照《湖北中医药大学档案管理办法》相关要求，为切实做好学校2024年归档工作，现将有关事项通知如下：

一、档案归档范围

（一）2023年度学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档范围详见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》。

（二）学校著名人物专项档案、学校时珍实验室专项档案。

（三）2023年学校重大活动（如全校性活动、大型会议、外事活动、各项检查评估等）中形成的重要文件、协议、合同、领导讲话稿、领导题词、照片、声像等材料。

（四）各单位及个人2023年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事等活动中获得的具有保存价值的实物。

二、归档时间

（一）时间

1.各单位综合档案归档时间为2024年5月20日至6月28日（具体安排见附件1）。

2.2024年毕业生教学档案于2024年10月30日前完成归档；2024年新生登记表于2024年11月30日前完成归档。

3.基建项目档案在项目完成后3个月内归档。

4.科研项目档案在项目完成后2个月内课题组立卷移交科技处，由科技处统一向档案馆归档。

5.重大活动档案在活动结束后2个月内归档。

6.会计档案按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79 号）及《湖北中医药大学会计档案管理办法》（试行）执行。

7.著名人物专项档案、时珍实验室专项档案不受上述归档时间限制，可随时向档案馆移交归档。

（二）地点

档案馆（黄家湖校区图书馆北8楼）805室。

三、归档要求

（一）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸质文件同时归档。归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整，责任者和成文时间应标明；声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

（二）各单位应充分认识档案工作的重要性，高度重视档案材料归档工作，加强组织，统筹安排，为档案员提供充分的条件和时间，确保其在规定时间内，高质高效完成本单位的立卷归档工作。

（三）历年应归档但尚未归档的材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档。

四、归档方式

（一）各单位档案员将材料汇总集中后进行整理（具体操作见附件2），完成档案系统在线归档（具体操作见附件3）。

（二）文件目录数据录入完毕，电子文件上传完成后，在系统移交数据，申请审核，档案馆审核通过后，从系统中导出、打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》（一式两份、签字盖章），与归档材料一并移交至档案馆，档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

五、联系方式

（一）联系电话：吴老师 027-68891280、027-68891359

（二）学校档案工作QQ群：626726259

附件：1.各单位立卷归档日程安排表

2.归档文件整理操作指南

3.档案系统在线归档操作指南

湖北中医药大学

2024年5月10日

附件1

各单位立卷归档日程安排表

归档单位	归档时间
学校办公室（党委办公室、校长办公室），组织部、党校、机关党委（人才办），统战部，宣传部（文化办），纪委监察专员办公室，工会，审计处，采购与招投标办公室	2024年5月20日至5月24日
中医学院，第一临床学院，针灸骨伤学院，药学院，基础医学院、中西医结合学院，检验学院、医学技术学院，护理学院，国际交流与合作处（港澳台事务办公室）、国际教育学院	2024年5月27日至5月31日
基本建设处，图书馆，管理学院，信息工程学院、中医药大数据知识工程研究院，医学人文学院，外国语学院，马克思主义学院，体育健康学院	2024年6月3日至6月7日
发展规划处（学科办、目标办），教务处（评建办、李时珍创新创业学院），研究生院（研究生工作部），教师发展中心（质评办），临床技能实训中心，继续教育学院	2024年6月11日至6月14日
学生工作部（处），团委，科学技术发展研究院（科协办），中医药实验中心（实验动物中心），信息化建设办公室（网络与教育技术中心），教育部重点实验室	2024年6月17日至6月21日
人事处，财务处，资产与实验室管理处，保卫处、武装部，离退休工作处，后勤管理处、后勤集团，期刊社，黄家湖医院	2024年6月24日至6月28日

附件2

归档文件整理操作指南

为适应学校办公自动化、管理精细化及档案管理标准化、规范化、信息化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合学校档案工作实际，制定本操作指南。

本指南所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。其他门类档案可以参照执行。

1.收集

1.1收集的要求

文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。

1.2收集的方法

1.2.1做好平时文件材料的收集积累工作，文件办理完毕后，及时收集。

1.2.2做好年终集中归档，年终进行全面检查梳理，防止积存和散失。

2.整理

2.1 组件

2.1.1 件的构成

一般以每份文件为一件（“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目）。

具体情况如下：

文件正本与定稿为一件；

转发文与被转发文为一件；

正本与翻译本为一件；

中文本与外文本为一件；

报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

简报、周报等材料一期为一件；

会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.1.2件内文件排序

正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复制件在后；

不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

中文本在前，外文本在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

2.2分类

将完成组件的档案按“年度—保管期限—机构”进行分类。

第一级：年度，将归档文件按其形成年度分类。

跨年度一般应当以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。

当几份文件为一件时，以排在最前面文件的签发日期（落款日期）为准。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。

第二级：保管期限，将文件按划定的保管期限分类。

分为永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10），具体参见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》。

第三级：机构，将文件按其形成或承办机构分类。

每个立档单位的“机构代码”。

2.3排列

归档文件应当在分类方案的最低一级类目内（即同一年度、同一保管期限、同一机构），按时间结合事由排列。具体如下：

同一事由的归档文件应集中排列在一起；

同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；

不同事由的归档文件应按照办结时间顺序排列；

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

2.4编号

2.4.1编号

归档文件经分类、排列等系统整理后在同一年度、同一保管期限、同一机构内逐件预编制件号，每类件号均从“0001”开始编流水号。

2.4.2修整

归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

2.4.3编页

以件为单位编制页码。页码应当逐页编制（包括封面），用铅笔分别标注在文件有图文页面的正面右上角或背面左上角的空白位置；没有内容的空白页面不编页码；已印制成册并编有页码的，或拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变。

3.著录

在档案管理系统中进行信息著录（具体操作流程详见附件3）。归档文件应逐件著录，一件一条目录；著录应当准确、详细，便于检索。著录的项目具体如下：

3.1档号

档号格式为：全宗号-年度-保管期限-机构-件号。

全宗号为“1”；

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年；

保管期限分为永久（Y）、30年（D30）或10年（D10）；

机构为学校机构代码（详见附件3的附表）；

件号为文件排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。

3.2正题名

文件标题，格式为：责任者+事由+文种，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加“[ ]”号。题名中若出现日期、数字等一律用阿拉伯数字著录。

3.3文件编号

文件的发文字号，文号中的年度用六角括号“〔〕”括入。没有文号则不用标识。

3.4责任者

文件的发文机关或署名者，用全称。

3.5密级

按文件实际标注情况填写。没有密级选择内部。

3.6文件形成时间

文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日（8位数的阿拉伯数字）。多份文件作为一件时，以第一份文件日期为准。

3.7页数

每一件归档文件的页面总数，文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图表等）的页面为一页，空白页不计。

3.8备注

文件需要补充和说明的情况，包括修改、补充、移出等。没有则不填写。

4.扫描

文件目录信息著录完成以后，将扫描文件逐条上传至对应的文件条目（具体操作流程详见附件3）。上传的扫描文件要求与纸质件保持一致（红头、红章、页码齐全），分辨率不低于300DPI，无明显歪斜、黑边，为PDF格式。

5.移交

系统中文件目录数据录入完毕，电子文件上传完成后，申请审核，档案馆审核通过后，从系统中导出、打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》（一式两份、签字盖章），与归档材料一并移交至档案馆，档案馆实行纸质文件、电子文件双套归档制，在接收纸质档案的同时接收电子数据。
附件3

档案系统在线归档操作指南

1.登录系统

从湖北中医药大学档案馆网页-快捷入口-校内归档利用，点击进入湖北中医药大学数字档案管理系统。

或使用IE浏览器登录网址http://218.197.176.170: 8080/esoaisapp/进入湖北中医药大学数字档案管理系统，输入用户名及密码（具体用户名及密码见附件）。

2.录入目录数据

在系统页面左侧系统菜单-接收中心-档案收集整理在收集整编库中选择合适类型的档案收集文件菜单进行文件目录数据录入，系统页面右下角有绿色“已移交”和红色“未移交”按钮，方便对已录入的目录数据进行管理，具体操作见图1。

图1

可采用系统新建条目方式著录或导入Excel文件形式。

方式一：直接添加

点击“添加”按钮即可进入添加目录数据页面添加文件目录数据，输入一条目录后点击“保存并添加”，可保留当前目录信息，方便下一条目录的录入，操作见图2。

图2

方式二：导入Excel文件

点击批量操作-数据导入进入数据导入界面选择Excel文件进行导入，通过“自动对应”来完成Excel字段与系统字段的对应导入，详细操作见图3-图5。

图3

图4

图5

必填字段见下表，其余为选填字段，可根据实际需要录入。

档号	由全宗号、年度、保管期限、机构问题、件号自动生成
全宗号	1	年度	文件年度
机构问题	机构分类号	件号	文件顺序号如0001
保管期限	永久、30年、10年	密级	内部
正题名	文件标题
文件形成时间	落款日期	页数	文件页数
责任者	归档部门	文件编号	文号